Les titulaires de droits gèrent en général leurs droits patrimoniaux et négocient individuellement avec les utilisateurs. Cette gestion individuelle n'est cependant pas toujours possible, et parfois elle n'est pas souhaitable. Dans ces cas de figure, les droits sont soumis par la loi à une gestion collective. En d'autres termes, le titulaire des droits confie cette tâche à une société de gestion qui le rémunère de façon appropriée pour l'utilisation de contenus protégés.

Exemple : Lorsque des entreprises photocopient à partir de livres, brochures ou magazines, il est impensable qu'elles demandent à chaque fois l'autorisation. Les tracasseries que cela impliquerait et les coûts engendrés par les négociations seraient disproportionnés par rapport à la faible rémunération perçue pour les photocopies. C'est pourquoi la loi autorise les photocopies mais prévoit en contrepartie une indemnisation de l'auteur. Les titulaires des droits ne vont pas réclamer individuellement la rémunération mais confier l'encaissement à une société de gestion, en l'occurrence à ProLitteris. Celle-ci négocie les tarifs avec les associations représentatives des utilisateurs, puis recouvre une rémunération forfaitaire auprès des entreprises avant de la redistribuer aux titulaires des droits. Cette façon de faire permet d'éviter la multiplication des contacts entre utilisateurs et auteurs par la définition d'un interlocuteur unique : la société de gestion.

La gestion individuelle des droits n'est pas souhaitable lorsqu'il est de l'intérêt public d'avoir librement accès aux œuvres. Il est par exemple très important de pouvoir utiliser n'importe quelle œuvre dans le cadre de l'enseignement. Pour éviter que les titulaires ne s'y opposent, les utilisations scolaires sont autorisées et soumises à la gestion collective.

Les sociétés de gestion doivent satisfaire à toute une série d'exigences légales et se voir délivrer une autorisation de la Confédération. En tant qu’autorité de surveillance, l'IPI a accrédité les cinq sociétés suivantes :

• ProLitteris pour la gestion des droits des œuvres littéraires, photographiques et des arts plastiques;
• Société Suisse des Auteurs pour la gestion des droits des œuvres dramatiques littéraires et musicales et des œuvres audiovisuelles;
• Suisa pour la gestion des droits des œuvres musicales non théâtrales;
• Suissimage pour la gestion des droits des œuvres audiovisuelles;
• Swissperform pour la gestion des droits voisins.