Nell’ambito dell’informativa e della documentazione interna all’azienda è consentito fotocopiare parti di libri, opuscoli e riviste protetti. La legge sul diritto d’autore prevede che per questo gli autori ricevano un compenso, definito in base a stime di utilizzo, sotto forma di importo forfetario. Tale compenso è riscosso presso le aziende e ridistribuito ai titolari dei diritti dalla società di gestione ProLitteris. Il diritto al compenso sussiste dal momento che c'è la possibilità tecnica di fare una copia e questo indipendentemente dal fatto che sia stato effettivamente già copiato del materiale protetto o meno.

Chi riceve una comunicazione di ProLitteris è tenuto per legge a rispondere (p. es. compilando il modulo di rilevamento).  Ciò non significa che sarà necessariamente riscosso un compenso. Infatti, per esempio, le aziende attive nel settore edile con meno di 15 dipendenti non sono tenute a versare un compenso, poiché durante l’analisi dell’utilizzazione si è visto che in questo tipo di aziende la fotocopia di opere protette è poco frequente. Al contrario, per esempio, gli studi legali sono invece chiamati a versare un compenso già a partire da un collaboratore.

Se non riceve le indicazioni necessarie per il calcolo, ProLitteris procede con una stima in virtù della quale emette una fattura. Se la stima non corrisponde alla realtà, deve essere contestata entro il termine impartito. In caso contrario la fattura deve in linea di massima essere pagata. ProLitteris prende atto di eventuali correzioni e obiezioni (p.es. se non è disponibile una fotocopiatrice o una rete interna) pervenute dopo la scadenza del termine e ne tiene conto per il futuro.