PMI: come gestire correttamente le foto in azienda

Rispettate i seguenti principi:

1. le fotografie sono protette legalmente;
2. per quanto possibile, utilizzate immagini vostre;
3. per ogni utilizzo di foto scattate da qualcun altro, è necessario ottenere prima la sua autorizzazione.

Avete un archivio di foto che avete scattato voi? Siete liberi di utilizzarle oppure di assumere un fotografo professionista che rappresenti la vostra impresa in immagini. Basta stipulare un contratto per farvi trasferire i diritti di utilizzazione delle immagini. Lo stesso vale se volete utilizzare foto scattate dai dipendenti, con i quali è importante concordare come, quando e in che misura le immagini possono essere utilizzate.

Si raccomanda di concludere gli accordi per l'utilizzo di immagini di terzi per iscritto, anche una semplice conferma via e-mail è sufficiente. Se è stato raggiunto un accordo verbale o se non è stato concordato nulla e sorge una controversia legale, sarà un giudice a decidere, tuttavia con esito incerto.

Un’ulteriore possibilità sono le pagine web con una banca dati di immagini dove è possibile acquistare una licenza specifica che regola l’utilizzo dell’immagine desiderata. È importante leggere le condizioni generali della banca dati di immagini, in cui spesso viene precisato che la banca dati non garantisce di avere i diritti necessari delle immagini per darle in licenza (parole chiave: condizioni generali e diritti mancanti). Non basta neppure effettuare una ricerca di immagini tramite Google con il filtro «diritti di utilizzazione».

I principi sopra citati valgono anche per le presentazioni PowerPoint. Si può infatti distribuire un handout della presentazione con l'immagine, nella misura in cui ciò sia stato concordato con il rispettivo titolare dei diritti. Tuttavia, non è consentito farlo senza un’autorizzazione o una licenza specifica.

Accordi settoriali consentono l'uso interno di materiale fotografico proveniente da terzi nelle presentazioni e sull’intranet aziendale.

Di regola, il diritto della personalità entra in gioco non appena una persona è visibilmente ripresa. Il consenso di tutte le persone ritratte quindi è necessario per scattare la foto stessa e per il suo utilizzo (parola chiave: diritto alla propria immagine). Se fotografate i dipendenti per un opuscolo, foto aziendali o simili, è dunque meglio far firmare a ciascuno un contratto specifico. I dipendenti possono revocare l’autorizzazione, ma se è stato stipulato un contratto, a questo punto scatta l'obbligo di risarcimento dei danni.

La citazione di immagine è un caso particolare in quanto permette di utilizzare (citare) l’immagine senza il consenso del titolare dei diritti se sono soddisfatte le tre condizioni seguenti:

1. funzione documentativa: la presentazione deve trattare l’immagine in termini di contenuto;
2. portata: un'immagine può essere utilizzata solo nella misura necessaria all'analisi del contenuto dell'immagine. L’immagine citata può essere ridotta, ingrandita o ritagliata in modo da utilizzarne solo un estratto;
3. fonte: la citazione di immagine deve essere contrassegnata come tale e deve essere indicata la fonte. Se quest’ultima contiene il nome dell’autore, anche questo deve essere indicato.

Ulteriori informazioni sul tema: Proteggere fotografie